ניהול זמן: כיצד לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה וקלה

אנחנו חיים בעולם מהיר ואינטנסיבי, שבו בכל רגע קורה משהו חדש. בין אם אנחנו עצמאיים או שכירים, אחד האתגרים הנפוצים – והמרכזיים – הוא הקושי לנהל את הזמן שלנו. ניהול זמן נכון יכול לעזור לנו להתמודד עם משימות רבות בלי לאבד פוקוס, ומקטין את הסיכוי לשחיקה ותסכול. אבל איך עושים אותו נכון, ובעיקר, איך הופכים אותו לחלק מהחיים?

במשך שנים חיפשתי פתרון לניהול הזמן שלי, ולמדתי שאין דרך אחת נכונה, באופן מלא ומוחלט. עוד הבנתי, שאין הבדל בין "ניהול זמן" לבין "ניהול משימות" – אם אדאג לראשון, השני יטפל בעצמו, ולהיפך. במילים אחרות, במקום לדבר על מושג מופשט של ניהול זמן, אני מעדיף להסתכל על זה כניהול המשימות שעומדות בפניי על פני פרק זמן מוגדר. זה עוזר להפוך את כל העניין להרבה יותר ממוקד ונוח לפתרון.

כך ששלב ראשון בניהול הזמן שלנו יהיה לפרק את כל הדברים שאנחנו צריכים, רוצים ושואפים לעשות, למשימות קטנות ככל האפשר. במקום משימה גדולה של "לנקות את הבית", עדיף להסתכל על זה ככמה תת-משימות קטנות יותר, ומאיימות פחות: לסדר את המטבח, לנקות את המקרר, לעשות כביסה, לשטוף את הרצפה. ברגע שיש לנו מקבץ משימות קטנות ומוגדרות, קל יותר לתחום אותן בזמן – ולמקם אותן ביומן שלנו.

ניהול זמן על בסיס עוגנים קבועים בלו"ז

אבל במקום לשבץ באופן אקראי את המשימות ביומן, כדאי להתחיל ביצירת עוגנים קבועים ולשריין אותם אל תוך הלו"ז. לדוגמה, אני משריין את ימי רביעי משעה 15:00 צפונה לחוג אמנות בו אני משתתף, ושומר את השעות הנותרות לעצמי. זהו זמן סגור שבו אני לא משבץ פגישות עבודה, ואני משתדל שלא 'לנגוס' בו. זהו הזמן שאני מקצה לעצמי. כך גם אני נועל ביומן את סופי השבוע – לעצמי, לספרים שאני רוצה לקרוא, לענייני הבית והמשפחה. לשם אני מכניס משימות שקשורות לבית, לגינה, למשפחה, לחברים – חלקן נעימות וכייפיות (ארוחת בוקר מפנקת או טיול למשתלה החביבה עלינו), וחלקן פחות (מכביסה ועד ספונג'ה).

את תכנון הלו"ז שלי אני עושה כשבוע – ואם אפשר, אז שבועיים – מראש. גיליתי שאם אני בונה לו"ז מסודר כמה שיותר מוקדם, הוא נוטה להיות יעיל יותר ולשמור על עצמו בצורה טובה יותר. זה אפילו עוזר לי להתמודד עם הפרעת הקשב שלי (שאותה, אגב, אני דווקא מחבב). כאשר אני מתכנן את השבוע הקרוב, אני מגיב רגשית למשימות. לעומת זאת, אם יש לי מספיק זמן מראש, אני פחות סנטימנטלי ויותר לוגי, ויותר קל לי לקבל החלטות שכלתניות.

כאשר מסדרים את הלו"ז מראש, קל יותר לרכז משימות דומות באותה משבצת זמן. לדוגמה, כשאני מגיע לפגישות עבודה במשרד מעוף בקצרין, אני משתדל שיהיה לי רצף פגישות – ובחלונות שלפעמים נותרים לי בלו"ז, אני משבץ משימות כמו ביורוקרטיה וניירת, הוצאת מסמכים וכתיבת הצעות מחיר וכדומה. כל מה שמתאים ליום עבודה "משרדי" ופורמלי שכזה. אם יש לי פגישת עבודה מחוץ לבית, אני מנסה לשדך לה משימה אחרת, שמתרחשת באותו אזור גיאוגרפי – פגישה עם לקוח אחר שגר/עובד בסמוך, או אפילו משימות אישיות כמו קניות לבית, ביקור בחנות אהובה, או 'סתם' ארוחת צהריים עם חבר במסעדה סמוכה.

עד כאן הכל ברור ואפילו מתבקש. אבל מה לעשות כאשר המשימות והמטלות מתחילות "לזוז"? למשל, במקרה של ביטול פגישה חשובה, שמשנה את כל הלו"ז? או בלת"ם שהופיע יש-מאין, ומאיים לשנות לי את כל היום? במקרה כזה, כלל האצבע פשוט – להתעקש ולהיצמד ללו"ז המקורי. במקום "לזרום" עם השינויים, נסו לסמוך על עצמכם ועל התכנון שלכם, והיו קשיחים ככל האפשר עם התוכנית המקורית. לקוח מבקש לבטל פגישה? נסו למצוא חלופה יצירתית, כמו לקיים אותה ביום ובשעה שקבעתם – אבל טלפונית, או במיקום אחר, שיהיה לו יותר נוח. אם הוא ממש מתעקש לבטל, מצאו משבצת זמן חדשה, בשבוע שלאחר מכן. כך תוכלו 'להגן' על שאר המשימות ביומן שלכם. אם אתם חייבים לקיים את הפגישה באותו שבוע, מצאו לה זמן מחוץ ללו"ז: שעות הערב המאוחרות או שעות הבוקר המוקדמות.  בדיוק בשביל זה אני מתחיל את הלו"ז שלי בשעה 11:00 ומסיים אותו בשעה 19:00. כך יש לי שעות פנויות בבוקר לכל מיני בלת"מים ועניינים לא צפויים, ושעות חופשיות ביותר בערב, אליהן אני יכול "לייבא" משימות שהתבלבלו והשתנו.

אל תתנו לזמן לנהל אתכם

אל תשכחו להכניס מספיק מרווחים בין המשימות. למרות שאני יכול לקיים פגישות ברצף, בלי הפסקה (או עם הפסקה קצרה), שמתי לב שאני הרבה יותר יעיל – ובעיקר נינוח – כשיש לי הפסקה ארוכה ומשמעותית בין משימה למשימה. בחרתי בהפסקה של 30 דקות בין משימה אחת לאחרת – אם אני בשוונג, אני מוותר עליה ועובר מיד למשימה הבאה, וכך מקדים את הלו"ז. בימים עמוסים אני עדיין שומר על מרווחים של 15 דקות, לכל הפחות, ומשתדל לקחת הפסקה ממשית – לקום מהכיסא, לעשות סיבוב בחוץ, לקחת נשימות עמוקות. להירגע. בלי מיילים, בלי סלולרי, בלי רעשי רקע ומשימות לוואי. הפסקה אמיתית.

עוד עניין הוא הדחיינות – נקודת תורפה של אנשים רבים שאני מכיר (ובעצמי גם סובל ממנה, לא פעם). התוצאה שלה היא אחד הדברים השנואים עלי – לתת למשימות מעצבנות או מציקות "לנדוד" על פני השבוע שלי. אולי אתם מכירים את התופעה הזו: משימה אחת, או שתיים, או עשרים, שעוברת מיום אחד לשני. קבעתי אותה במקור ליום ראשון, הזזתי אותה לשני, ואח"כ לשלישי, בהמשך היא נודדת ליום חמישי ואז לשבוע שלאחר מכן וחוזר חלילה. זה המקום להיות נוקשים עם עצמכם ולקבל החלטה – אם הזזתם משימה פעם אחת, אתם לא נוגעים בה שוב – ואם אתם ממש חייבים להזיז אותה – סלקו אותה לגמרי מהלו"ז שלכם או דחו אותה לחודש הבא. כנראה שהיא לא מספיק חשובה. ואם אין אפשרות כזו, והיא חשובה וחיונית, אזרו אומץ וכוח ופשוט כנסו בה בכל הכוח, טפלו בה, והמשיכו הלאה בחייכם.

אילו משימות אני מכניס ללו"ז שלי? מלבד הדברים המתבקשים – פגישות עבודה, שיחות טלפון חשובות, ענייני ניירת ורשויות – אני משבץ בתוך היומן גם דברים נחמדים. לתלות מדף חדש בסלון. שעתיים של קריאה בגינה. חצי שעה של טיול רגלי במושב בבוקר, שעה אחת נוספת בערב. בימים עמוסים אני מקפיד על הדברים האלו עוד יותר – זה בדיוק הזמן שבו אני צריך להכריח את עצמי להירגע, ולתת לעצמי זמן לנוח. אלו לא מותרות או פינוקים, אלא הכרח, הפסקה שעוזרת לי לחזור למשימות ולאתגרים כשאני רענן ומלא מוטיבציה (או לפחות לא שחוק ועייף ומתוסכל).

מכל הנקודות החשובות האלו בטח כבר הבנתם שניהול זמן הוא עניין רגשי ואישי, שצריך לקחת ברצינות. הוא משלב צדדים שונים של העיסוקים היומיומיים שלנו, ומחבר ביחד את העבודה עם החיים הפרטיים, את הקריירה עם הבית, את הלוגי עם הרגשי.

ולסיום, אחד הדברים החשובים שלמדתי הוא שבמקום לתת למשימות לנהל אותנו, עלינו לנסות להתייחס אליהן כשותפות ליומיום ולחיים שלנו. אלו לא דברים שאתם צריכים "לסלק" או "להעיף" מעליכם, אלא פעולות שתורמות לכם – הן מכניסות לכם כסף, תורמות לרווחה ולהגשמה שלכם, ועוזרות לכם להתקיים. ברגע שהופכים אותן ממטרד למשהו טוב, בעל ערך, הרבה יותר קל לעשות אותן במועד שבו קבענו אותן ביומן. עם הזמן, לומדים לאהוב את השיטה הזו, ואת המשימות עצמן, והן הופכות להיות חלק מהחיים שלנו, וזו נקודת האיזון אליה צריך לשאוף כדי ללמוד, באמת, ולתמיד, לנהל את הזמן שלנו (ואת עצמנו).

קרדיט תמונות: Veri Ivanova, Public Domain Dedication