אני יושב לי על ענן: הכלים שיעזרו לכם לעבור לעבוד מהבית

יותר ויותר בעלי עסקים העובדים מהבית מספקים שירותים ומוכרים מוצרים ללקוחות שהם לא מכירים ולא פוגשים פיזית, ובכל זאת מקיימים איתם קשר מסחרי, עסקי, אפילו חברי ואישי מאוד. איך עושים את זה, ומדוע זה לא מרחיק אלא דווקא מקרב ומגשר על פערים בין אנשים? הכל בזכות כמה כלים פשוטים

העבודה מהבית מתאפשרת בין היתר בזכות שירותים שעד לפני כמה שנים היו בלתי-אפשריים, וככל שהטכנולוגיה מתקדמת, כך גם האפשרויות שהיא מציעה לעסקים הולכות וגדלות. אחסון ענן, מחשבים מבוזרים ואפליקציות, תוכנות ויישומים שונים מאפשרים לנו להישאר מחוברים מכל מקום בעולם, ובעזרתן ניתן לתת ללקוחות שלנו שירות מסביב לשעון בלי קשר למיקום הגיאוגרפי הפיזי שלנו. יותר ויותר בעלי עסקים העובדים מהבית מספקים שירותים ומוכרים מוצרים ללקוחות שהם לא מכירים ולא פוגשים פיזית, ובכל זאת מקיימים איתם קשר מסחרי, עסקי, אפילו חברי ואישי מאוד. איך עושים את זה, ומדוע זה לא מרחיק אלא דווקא מקרב ומגשר על פערים בין אנשים? הכל בזכות כמה כלים פשוטים.

כדי לעזור לכם להבין על חיי העבודה המקוונים שלי, החלטתי לשתף אתכם באופן שבו אני עובד – מדי יום – בסביבה שכולה וירטואלית. דרך תיאור הכלים שבהם אני משתמש – רובם שירותי ענן הזמינים מכל מקום ובכל זמן – אנסה להדגים לכם את הגישה שלי שאומרת שהיום גיאוגרפיה היא באמת עניין שולי ושאפשר להיות בקשר, אפילו עמוק, משמעותי ואיכותי, גם בלי להיפגש פיזית עם אנשים וגם אם נמצאים מאוד רחוק מהם. אני עובד ככה כבר הרבה מאוד שנים, ואין סיבה שזה לא יתאים גם לכם.

אחסון קבצים ומסמכים

אם בעבר (וב"עבר" אני מתכוון לפני שנתיים-שלוש) התרגלנו לגבות את המסמכים שלנו על גבי שירות ענן וחשבנו שזה השיא – הרי שהיום אנחנו יוצרים, מראש, את המסמכים שלנו על שרת מרוחק. השנה העברתי את כל הקבצים שלי, מראש, לשירות של Google Drive, וגם הקבצים שאני כותב בתוכנות חיצוניות כמו למשל יישומי אופיס (החל מ-Word, דרך פאוורפוינט וכלה ב-Project לניהול פרויקטים) נשמרים ישירות בענן של גוגל. תיקיות באמת חשובות אני מגבה, ליתר ביטחון, לכונן מקומי וגם לחשבון Dropbox. עד לאחרונה עבדתי עם Copy (הנהדרים!), אבל הם הכריזו לאחרונה על סגירת השירות ולצערי נאלצת לנדוד עם קבציי הרבים בחזרה לדרייב.

מסמכים פשוטים (מאמרים לאתר שלי, כתבות ותכנים שאני כותב לאתרים ועיתונים) אני כותב בד"כ ישירות בגוגל דוקס. מסמכים מורכבים יותר (עבודות אקדמיות הדורשות ציטוטים רבים וקישורים פנימיים, עימוד נורמלי ופורמט, הצעות מחיר מורכבות וכו') – אני מעדיף לכתוב בוורד הישן והטוב. למרות שגוגל מתאמצים, הם לא מצליחים להתקרב ליכולות ארגון וסידור המידע של וורד, כך שאני עדיין נאלץ להשתמש בתוכנה של מיקרוסופט ולא יכול לעבוד לגמרי אונליין. וורד, אגב, מסרב בתוקף להתחבר לתיקיית ה-Drive אוטומטית. הם אמנם דוחפים ללא הרף את ה-One Drive המעצבן שלהם (לא תודה, אני לא רוצה עוד שירות ענן), ואמנם יש ממשק לדרופבוקס, אבל גוגל הוא כנראה מוקצה, ואפילו "טלאים" וכל מני תוספים שמצאתי לא ממש חיברו את שתי התוכנות יחד. חבל.

ניהול משימות

את המשימות שלי אני מנהל בשני אופנים: בעזרת אפליקציית ואתר Any.do, ועל ידי הוספת תזכורות ביומן שלי (ניחשתם נכון, אף הוא של גוגל). שני השירותים האלו הם שירותי ענן וניתנים לגישה מהסלולרי, הטאבלט והמחשב הנייח שלי, ומכל מקום בעולם. אני.דו היא אפליקציה טובה למדי לניהול משימות: בחרתי אותה בגלל שהיא פשוטה לשימוש, ויש לה ממשק וובי שלא מחייב אותי להיצמד למכשיר הסלולרי שלי (שרוב הזמן נמצא רחוק ממני, ועל שקט). היא מאפשרת להכניס משימות ולמחוק אותן ברגע שביצעתי אותן, כוללת תזכורות נוחות למדי ויש אפילו פיצ'ר נחמד שמקפיץ מדי בוקר חלונית שמציעה לי לארגן את היום שלי לפי המשימות הפעילות. היא מאוד מינימליסטית אבל אפשר להגיע בה לרמות גבוהות של התאמה אישית, לשייך משימות לפי נושאים (אצלי החלוקה היא: פרטי, עבודה, לימודים, פנאי) וכו'.

Any.do

פגישות אני קובע דרך היומן של גוגל שעובד היטב באנדרואיד שלי. משימות חשובות מאוד שמחייבות אותי להתנתק מהעולם אני קובע ביומן, ו"נועל" את עצמי לכמה שעות שבהן הטלפון כבוי (לא מושתק, לא חסום, כבוי) ונמצא בחדר אחר. אם יש משימות שאני נוהג לדחות או פשוט להתעלם מהן, אני מכניס גם אותן ליומן בתקווה שהפעם לא אלחץ על "בטל" או "דחה". לפעמים זה אפילו מצליח לי ואני אשכרה עושה אותן.

פתקיות, סיכומי פגישות ורשימות קצרות

פעם השולחן שלי היה מלא בפתקיות צהובות-נתלשות, דפים קטנים עם קשקושים ותזכורות, סטיקרים שנדבקו למסך וצברו אבק וכמובן, קוביות הפלסטיק השקופות המלאות בדפים צבעוניים. למען האמת, גם היום יש לי כמה כאלו, אבל הרבה פחות, בין היתר בזכות שירות Keep (נו, הבנתם כבר שאני ביץ' של גוגל – וזה לא בגלל שאני כ"כ אוהב אותם, אלא בגלל שמזמן כבר הבנתי שאם אי-אפשר לנצח אותם, מוטב להצטרף אליהם). קיפ הוא כלי מעולה, אף הוא שירות ענן שניתן לגשת אליו מהסלולרי והמהמחשב גם יחד, המאפשר לכתוב פתקיות מסוגים שונים: החל בפתקיות עם תזכורות טקסט פשוטות, דרך פתקיות עם רשימות (מעולה לרשימות מכולת), תמונות, ציורים, קטעים מאתרי אינטרנט וקישורים שונים, ועוד.

google-keep-2

אפשר לשתף את הפתקיות עם אנשים נוספים (ולערוך אותן ביחד), לשלוח פתקיות מאחד לשני, להכניס פתקיות ישנות לארכיון (או למחוק, כמובן), לבחור צבעים לפי נושאים ועוד. אני אוהב את השירות הזה משום שהוא מאפשר ליצור משהו מאוד מבולגן ובו בזמן מאוד מסודר, בדיוק כמו ערימת הפתקים שאותה אהבתי ואליה נקשרתי עד למאוד. אני אוהב לכתוב בו סיכומי פגישות תוך כדי הפגישה וכן תזכורות לעצמי במהלך שיחות, שיעורים, ספרים שאני קורא וכו'.

פגישות 🙁 ושיחות 🙂

שיחות טלפון הן כלי העבודה המרכזי שלי. את רוב פגישות הייעוץ אני עושה באופן טלפוני, וזה אחרי שניסיתי כל דרך אפשרית: פגישה פנים אל פנים במשרד, בבית קפה שקט, בבית שלי, בבית הלקוח, בסקייפ וכו'. אחרי הרבה מאוד נסיונות, הגעתי למסקנה שהדרך הטובה ביותר לעבוד היא לשלב בין שיחות טלפון לבין התכתבויות אונליין על חומרים משבוע לשבוע, ומדי פעם להיפגש פיזית או לערוך שיחת וידאו קצרה אם הלקוח ממש מתעקש. זה נשמע מוזר, אבל זה עובד יותר טוב מהפגישה הפיזית: הבחנתי שכאשר הלקוח שאני יועץ לו נמצא בסביבה הנוחה לו, ויכול לעשות דברים תוך כדי, באופן פרדוקסלי הוא נמצא הרבה יותר עמוק בתוך השיחה שלנו. בהיעדר גירויים ורעשי רקע, השיחות הופכות לאפקטיביות. והעבודה משבוע לשבוע, ההתכתבויות על התכנים עליהם אנו עובדים ביחד, רק הופכת את התהליך לאפקטיבי יותר.

כשיש צורך אני מקיים שיחות וידאו – במצבים כאלו אני מעדיף להשתמש בסקייפ (סליחה, גוגל), ורק אם ממש ממש ממש, אבל ממש, אין ברירה – אז אני נאלץ להסכים להשתמש בגוגל הנגאאוט הנוראי, המקרטע והמעצבן. הפעם היחידה שבה באמת הצליחו להכריח אותי להשתמש בהנגאאוט הייתה כשעבדתי עם גוגל ישראל על פרויקט (חוויה מרתקת בפני עצמה שעוד תזכה לפוסט כאן באתר ביום מן הימים, לאחר שאתאושש ואעכל אותה), וגם אז עשיתי קולות התנגדות רמים, ללא הצלחה.

כלים ועזרים נוספים בהם אני עושה שימוש בעבודה / לימודים שלי

apps.2858.9007199266251718.f71d2670-17c8-446c-8460-c00ab7f29854

  • ספרים אני קורא ב-Moon+ Reader Pro (יש גם גרסת חינם). זהו קורא נחמד שמותקן על הטאבלט שלי ומאפשר לי לקרוא ספרים ומאמרים, לסכם שיעורים במהירות, ולכתוב הערות והארות על הטקסט עצמו. הוא מאפשר לקרוא טקסטים המאוחסנים על שרת ענן כמו גוגל דרייב, מה שמוריד עומס מהטאבלט עצמו.
  • במחשב אני משתמש בתוכנת Liberty החינמית של ווינדוס. היא לא הכי מלהיבה אבל היא בסיסית ומתאימה לצרכים שלי – ממילא את רוב הקריאה אני עושה על הטאבלט.

כלי עבודה נוספים

  • אני משתמש במתכנן מילות המפתח של גוגל כדי לחשוב על רעיונות למאמרים וכדי לדעת מה אנשים מחפשים בתחום העיסוק שלי. כלי זה עוזר לי לדייק את המאמרים שאני כותב ואת התכנים שאני מייצר, מסייע לבניית תכני קידום ו-SEO ואני משתמש בו רבות כדי לעזור ללקוחות לקדם ולשפר את הנראות של האתרים והחנויות שלהם במנועי חיפוש. כלי SEO נוסף הוא כל יום (Kol Yom) בו אני נעזר לבדיקת המיקומים של האתרים שלי ושל הלקוחות במנועי חיפוש. מעבר לכך שזה כלי עבודה יעיל, זה כיף ונחמד לכל מי שהוא קצת קונטרול פריק בפוטנציה. עוד כלי הוא Soovle המשלים חיפושים במנועי חיפוש שונים ועוזר לבנות מחרוזות חיפוש וקידום. יש עוד הרבה, אבל אלו העיקריים.
  • עוד כלי איתו אני עוזר ללקוחות לבנות חנויות אטסי מנצחות הוא CraftCount עליו כתבתי בהרחבה.
  • וכמובן גוגל אנליטיקס שאי-אפשר לדבר על מסחר אלקטרוני ברצינות בלי לקחת אותו בחשבון ובלי להיעזר בו לניתוח תוצאות ותפקוד החנות שלכם.
  • חיפוש התמונות החינמי של Creative Commons – לאיתור תמונות מושלמות בכל פעם.

הצטרפו לתפוצה

הרשמו כעת לרשימת התפוצה של כאן עובדים בכיף ותוכלו לקבל עדכונים על כתבות, מאמרים, מדריכים וטיפים לניהול העסק העצמאי, מסחר אלקטרוני, חנויות אונליין ועוד.
כתובת אימייל

מאמרים מומלצים עבורכם

אל תפספסו אף מדריך!

הרשמו כעת לרשימת התפוצה של כאן עובדים בכיף ותוכלו לקבל עדכונים על כתבות, מאמרים, מדריכים וטיפים לניהול העסק העצמאי, מסחר אלקטרוני, חנויות אונליין ועוד.
כתובת אימייל
פרטיכם ישארו חסויים במערכת

הצטרפו לתפוצה

כתובת אימייל