אפליקציות גדולות לעסק הקטן

בעזרת אפליקציות לסמארטפון, לטאבלט או למחשב האישי שלנו, אנחנו יכולים לשפר את ביצועי העסק, לאסוף מידע עסקי חשוב וללמוד על נקודות החוזק והתורפה של הפעילות העסקית שלנו, לנהל נכון את הזמן ואת התקציב, לשלוט במלאי ולתעד בצורה יעילה וזמינה את המידע הבאמת-חשוב שתמיד הולך לאיבוד ונעלם בדיוק ברגע שאנחנו הכי זקוקים לו. ניהול חשבונות, מעקב אחר תנועות באשראי, ניהול ספקים/לקוחות, תיעוד שעות עבודה ותמחורן, קטלוג מסמכים וניהול נקודות מכירה הם רק חלק מהדברים שנוכל לעשות בצורה טובה יותר בעזרת האפליקציה המתאימה. הנה כמה המלצות חמות לאפליקציות שכדאי לכם להתקין עוד היום.

1. מעקב אחר חשבון הבנק

בואו נודה באמת: עבור רובנו, המגע עם הבנק אינו דבר נעים במיוחד ולכן אנחנו נוטים לדחות אותו לפעמים לרגע האחרון, או אפילו קצת אחרי. עם זאת, כעצמאיים הבוחרים לנהל את חייהם, אנחנו צריכים להתגבר על הקשיים האלו ולהיות בקשר רציף יותר עם חשבון הבנק שלנו, כדי להבטיח פעילות שוטפת ולמנוע בעיות לפני שהן מתפתחות למשהו גדול יותר. זה גם יסייע לבצע מעקב אחר תשלומים, הכנסות והוצאות, ואפילו עשוי לשפר את המצב הפיננסי שלכם אם תדעו לנהל נכון את המשאבים שעומדים לרשותכם. לכן, ההמלצה הראשונה ואולי הכי חשובה, היא להוריד את אפליקציית הבנק שלכם לצורך גישה ישירה לחשבון/ות הפרטי/עסקי שלכם, לניהול תנועות בזמן אמת. יש אפליקציות שמאפשרות רק לצפות במידע, אחרות נותנות גם לבצע פעולות. אם אתם מתקשים באיתור האפליקציה המתאימה לכם, צרו קשר עם הסניף או שירות הלקוחות של הבנק ובקשו הדרכה.

דוגמאות: פועלים, לאומי, דיסקונט, מזרחי-טפחות, בינלאומי, אוצר החייל. שימו לב שבחלק מהבנקים יש הפרדה בין אפליקציות עסקיות לפרטיות, בחרו באפליקציה המתאימה לפי סוג החשבון שלכם והפעילות שאתם מבצעים.

2. חיובי אשראי

על אותו עקרון של הסעיף הקודם, השלב הבא יהיה לעקוב אחר חיובי האשראי שלכם. בחלק מהחברות אפשר גם לבצע מעקבי סליקה של הלקוחות שלכם, וכן לבצע פעולות כמו החזרים, חיובים וכיוצא באלו. לדוגמה: ישראכרט עסקי, שירות האונליין של ויזה שאמנם קצת מיושן טכנולוגית אבל עושה את העבודה, בערך. כמובן שיש גם אפליקציה מתאימה לפייפאל, לאלו שעובדים עם שירותי הסליקה שלהם.

3. אפליקציות לתיעוד ומעקב אחר שעות עבודה

גם אם אתם לא עובדים לפי שעות, כדאי שתדעו בדיוק כמה שעות השקעתם על כל פרויקט עליו אתם עובדים. אלו נתונים שעסקים עצמאיים קטנים מפספסים לפעמים, ולא יודעים להעריך נכון כמה כסף הם מרוויחים לשעה, והאם הפרויקטים שהם מבצעים רווחים או לא, אלא רק כשזה מגיע לנקודה הקריטית שבה דרוש שינוי יסודי בתמחור. אפליקציה למעקב אחר הזמן שלכם תעזור לכם לא רק לתעד את העבודה שעשיתם עבור הגבייה, אלא גם תשפר את הביצועים העסקיים שלכם. יש אפליקציות שמתממשקות למחשב האישי ומבצעות מעקב אונליין אחר העבודה שלכם, אחרות מתאימות יותר לעסקים ולעצמאיים שנמצאים בתנועה, כמו למשל נותני שירות, מורים פרטיים וכדומה. יש אפליקציות שמאפשרות להתחבר למסדר נתונים שמשגר דוחות ישירות אל הלקוח ואפילו כאלו שאוספות צילומי מסך בזמן העבודה, כדי להוכיח – אם יש צורך בכך – שאתם אכן עובדים.

אני מחבב מאוד את toggl (אנדרואיד, iOS, דסקטופ, או תוספים לדפדפן שניתנים להורדה בחנויות המתאימות). השירות הבסיסי ניתן בחינם, שירות הפרימיום עולה 5 דולר לחודש והוא מרחיב מאוד את היכולות שלכם ומספק מידע עסקי חשוב מאוד שיעיל במיוחד לתקופת ההקמה והלמידה שלכם את העסק המתהווה. בדומה לתוכנות מתוחכמות אחרות, toggl יודעת לנתח את דפוסי העבודה שלכם בזמן שהיא פועלת במחשב/דפדפן, והיא תספר לכם כמה זמן אתם מבלים בעבודה לעומת כמה זמן אתם מבזבזים על פעולות סרק ברשת, כמו שהייה ארוכה ברשתות החברתיות ועוד. זו דרך נהדרת ללמוד לא רק על שעות העבודה והתמחור שלכם, אלא גם על דפוסי הפעילות שלכם ועד כמה אתם יעילים (או לא). בגרסת הפרו, היא גם תציע לכם הצעות לפתרון בעיות, נטרול מוקשים בלו"ז שלכם וניצול יעיל יותר של היום שלכם.

חלק מהאפליקציות נועדו לתעד את שיחות הטלפון שלכם: בעיקר אם אתם נותנים שירות טלפוני, כמו תמיכה ללקוחות או אפילו מכירות – כדאי שתהיו במעקב אחר הזמן שאתם משקיעים בשיחות טלפון עם הלקוחות שלכם או בניסיון לגייס לקוחות. Call Time Tracker היא אפליקציה לא רעה בכלל למטרה הזו (אנדרואיד), וגם השירות של yast, שמגיע בגרסת חינם ביתית או בגרסה בתשלום לעסק (7 אירו לחודש) הוא כלי יעיל שמבצע גם להוציא דוחות פיננסיים ולשלוח חיובים ללקוחות ישירות מהתוכנה.

עוד אפליקציה פופולרית היא HoursTracker (חינם או 7 דולר לגרסת הפרו ב-iOS, חינם באנדרואיד או 24 שקלים בגרסת הפרו). ואם זה לא מספיק לכם ואתם מתעצלים לחפש לבד, הנה סקירה מקיפה של אפליקציות מכל סוג, צבע, מין ומחיר.

4. תיעוד ותיוק מסמכים

כעצמאיים, עד מהרה תבינו כמה חשוב לתעד מסמכים מסויימים. למשל, החשבונות הנכנסים שעלולים ללכת לאיבוד, קבלות שקיבלתם ונעלמות בדרך פלא (ואיתן גם הזיכוי במס, וההוצאה המוכרת), סיכומי פגישות שכתובים בכתב יד. כל אלו דברים שכדאי ולפעמים גם חשוב לתעד במקום מסודר ומאורגן.

לפעמים זה מרגיש כאילו בדיוק בשביל זה המציאו את הסמארטפון. האפשרות "לסרוק" מסמכים ולתייק אותם בשניות היא בעיניי לא פחות ממופלאה. בעזרת אפליקציות סריקה פשוטות אתם יכולים להבטיח שהנייר לא יילך לאיבוד ושהוא תמיד יחכה לכם בתיקייה המתאימה. רוב האפליקציות היותר מתקדמות (גם החינמיות) מאפשרות גיבוי מיידי לרשת ושירותי ענן שונים, דוגמת דרופבוקס, קופי או גוגל דרייב. ניתן לתייק את המסמכים בצורה משוכללת או פשוטה, לבחירתכם, לשלוח אותם במייל או אפילו בפקס, לשתף אותם ברשתות החברתיות או העסקיות ובעצם מה לא. אני די מחבב את Genius Scan – PDF Scanner: גרסת החינם שלה (אנדרואיד, iOS) מאפשרת את רוב הדברים שאני זקוק להם, והיא יעילה למדי. עוד אפשרות היא להשתמש ב-evernote, שיש לה גרסאות לכל סמארטפון וכמובן גם למחשב האישי, ואפשר לסנכרן בקלות בין חשבונות מכמה פלטפורמות.

כמובן שיש עשרות אפליקציות אחרות, בחינם ובתשלום, חפשו את זו שתתאים לצרכים שלכם במדויק (קחו בחשבון שרובן עושות את העבודה פחות או יותר אותו הדבר, והשינויים הם בעיקר באפשרויות כמו תיוק וגיבוי).

5. אפליקציות POS – Point Of Sale – החלופה המודרנית לקופה רושמת. מצויין לבעלי עסקים שבהם מתקיימות מיקרו-מכירות רבות, כמו בתי קפה, מסעדות, מקומות בילוי וכדומה. ניתן להפעיל את האפליקציות על סמארטפונים או טאבלטים, לקחת הזמנות, להעביר בונים לביצעו במטבח, לנהל מלאי, לבצע מעקב אחר דפוסי רכישה/מכירה ועוד. כמות הידע העסקי שניתן לאסוף באמצעות מערכת POS טובה וניתוח הנתונים שנאגרים בה היא אינסופית כמעט, וחשובה מאוד לשיפור הביצועים העסקיים שלכם. הנה דוגמה למבחר אפליקציות POS לאנדרואיד, מבחר דומה תמצאו גם באייטיונז (חפשו POS או Point Of Sale) או במדריך הבא שריכז את האפליקציות המומלצות.

לעוד המלצות, טיפים ורעיונות – הצטרפו לדף האוהדים של הבלוג בפייסבוק.

קרדיט תמונות: Takashi Hososhima,